by Marco Aurelio
A missão do gerente de projetos é usar seus recursos para atingir os objetivos do projeto dentro do prazo e orçamento estipulados. Para obter sucesso em sua missão ele tem que demonstrar suas habilidades em prever, tratar e contornar riscos e problemas que podem colocar em risco seu projeto. Neste artigo listamos alguns conceitos fundamentais ligados à Gerência de Riscos e Problemas.
Risco Inerente (ou Risco de Negócio)
O risco inerente é o risco que existe no ambiente em que seu projeto se insere e transcende os limites dele. Cada empresa terá seu próprio risco inerente: ele é decorrente da cultura e da política corporativa. Por exemplo, se você estiver em uma empresa com distribuição geográfica ou funcional, ela terá um risco maior de falhas de comunicação. Se a empresa tem uma estrutura logística deficiente, isso aumenta o risco de falhas na cadeia de suprimento.
Risco Específico (ou Risco de Projeto)
O risco de projeto é o risco específico para seu projeto. Algum Risco de Projeto origina-se da natureza do que você está fazendo; há certos riscos que são afetam qualquer projeto (por exemplo a falta de experiência dos usuários com a tecnologia você está implantando). Porém, a maioria dos risco de projeto está sob sua influência direta; por exemplo a qualificação e experiência da equipe do projeto, o nível de eficácia gerencial e assim por diante.
Risco de fase
Finalmente, existe o 'risco de fase ' que é o risco associado com uma atividade particular de qualquer fase do plano de projeto. Esses riscos de fase podem envolver a alta dependência de um dado recurso humano ou equipamento. Por exemplo, no projeto de construção de um arranha-céus, o guindaste é um recurso crítico: se algo ocorrer com o guindaste a fase inteira ficará comprometida.
Registro de Riscos e Plano de Risco
A fim de manter o controle sobre os riscos para seu projeto, faz sentido manter um registro formal de todos os riscos, e designar alguém envolvido no projeto como responsável por mantê-lo atualizado. Você deve fazer a listagem dos riscos potenciais identificados em seu planejamento e lança-los no seu Registro de Riscos.
Avaliando Riscos
Cada risco, mesmo riscos decorrentes de outros riscos, pode ser avaliado usando uma metodologia simples, a partir da probabilidade do risco se tornar realidade (probabilidade) e o grau do impacto sobre os objetivos do projeto ('severidade').
Você não tem que tratar todos os problemas da mesma forma. Se você conseguir estimar a probabilidade e severidade de um risco, você vai poder concentrar seus esforços para maximizar seus resultados.
O sistema mais simples (baseado no método de administração de projeto PRINCE) é para dar notas de 1 a 9 para probabilidade e severidade (onde 1 é o mais baixo e 9 é o mais alto). A partir dessas pontuações, a importância de cada risco pode ser medido como o produto de probabilidade e severidade.
Por exemplo: na construção de um arranha-céus, a probabilidade de problemas com o guindaste é remota, podemos assim dar nota 2 para esse item. No entanto, um problema com o guindaste tem impacto decisivo sobre o andamento da obra, merecendo uma nota 8. Risco total envolvendo o recurso Guindaste na tarefa de montar a estrutura de concreto: 10.
Lembre-se sempre do Princípio de Paretto: você consegue 80% dos resultados a partir de 20% de esforços. Identifique seus riscos com o placar mais elevado e trate-os primeiro. Em seguida trate os com a segunda nota, e assim por diante. Lembre-se sempre do Princípio de Paretto.
Você não tem que tratar todos os problemas da mesma forma. Se você conseguir estimar a probabilidade e severidade de um risco, você vai poder concentrar seus esforços para maximizar seus resultados.
O sistema mais simples (baseado no método de administração de projeto PRINCE) é para dar notas de 1 a 9 para probabilidade e severidade (onde 1 é o mais baixo e 9 é o mais alto). A partir dessas pontuações, a importância de cada risco pode ser medido como o produto de probabilidade e severidade.
Por exemplo: na construção de um arranha-céus, a probabilidade de problemas com o guindaste é remota, podemos assim dar nota 2 para esse item. No entanto, um problema com o guindaste tem impacto decisivo sobre o andamento da obra, merecendo uma nota 8. Risco total envolvendo o recurso Guindaste na tarefa de montar a estrutura de concreto: 10.
Lembre-se sempre do Princípio de Paretto: você consegue 80% dos resultados a partir de 20% de esforços. Identifique seus riscos com o placar mais elevado e trate-os primeiro. Em seguida trate os com a segunda nota, e assim por diante. Lembre-se sempre do Princípio de Paretto.
Medidas Contra Risco
A importância de cada risco deve ser atualizada regularmente, à medida do andamento do projeto. A probabilidade e a seriedade de um risco mudam com o passar do tempo.
Para cada risco, você deve ter pelo menos uma medida correspondente. Onde um risco puder ser eliminado, então você terá uma medida contra-medida. Onde isso não for possível você terá ações de mitigação (redução) de riscos.
Considere o caso do guindaste. Você pode tomar uma contra-medida usando dois guindates ou mantendo um equipamento de sobre-aviso, mas isso teria um custo que poderia ser inaceitável devido ao impacto sobre o orçamento. Você poderia adotar medidas de redução de risco incluindo revisões e manutenções preventivas para garantir o melhor funcionamento possível do equipamento. Se você não tem conhecimento a fundo sobre guindastes, considere consultar um especialista para obter informações técnicas e conselhos sobre como tratar desse risco.
Para cada risco, você deve ter pelo menos uma medida correspondente. Onde um risco puder ser eliminado, então você terá uma medida contra-medida. Onde isso não for possível você terá ações de mitigação (redução) de riscos.
Considere o caso do guindaste. Você pode tomar uma contra-medida usando dois guindates ou mantendo um equipamento de sobre-aviso, mas isso teria um custo que poderia ser inaceitável devido ao impacto sobre o orçamento. Você poderia adotar medidas de redução de risco incluindo revisões e manutenções preventivas para garantir o melhor funcionamento possível do equipamento. Se você não tem conhecimento a fundo sobre guindastes, considere consultar um especialista para obter informações técnicas e conselhos sobre como tratar desse risco.
Registro de Problemas
Um Risco é algo isto é ainda acontecer, um Problema (ou ocorrência) é algo que já aconteceu. Pode ser conveniente usar o Registro de Riscos para registrar também quaisquer ocorrências no projeto. Ocorrências podem ser classificadas como:* Mudança no escopo do projeto;* Um item foi identificado porém estava Fora da Especificação;* Uma Pergunta foi levantada e precisa ser resolvida;* Uma Declaração de Preocupação foi levantada por alguém; e* Outras ocorrências
Avalie os problemas, atribuindo uma pontuação de importância (de entre 1 e 9).
Avalie os problemas, atribuindo uma pontuação de importância (de entre 1 e 9).
Gestão de Riscos e Problemas
Uma vez que você tenha estabelecido um Plano, você tem que gerenciar o dia-a-dia. É vital que você monitore, acompanhe e registre as medidas aplicadas, se foram bem sucedido, ou não, em reduzir o perfil de risco global do projeto.
Se você agir, administrar e registrar regularmente os riscos e problemas, você terá melhorado significativamente as chances de sucesso de seu projeto!
Se você agir, administrar e registrar regularmente os riscos e problemas, você terá melhorado significativamente as chances de sucesso de seu projeto!
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