quarta-feira, 9 de abril de 2008

Prazo, orçamento, escopo e projetos problemáticos

Não existe uma fórmula para identificar problemas que ainda vão surgir no decorrer de um projeto, apenas sinais subjetivos. De concreto sabemos que o que mais atrapalha são prazos curtos e orçamentos apertados.

É importante entender o conceito de gerenciamento de projetos.

Segundo o Guide to the Project Management Body of Knowledge, trata-se da aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender seus requisitos.

Um projeto pode ser resumido a cinco grupos de processos – Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento.

Um profissional da área de gerência com bons conhecimentos é capaz de conceber um projeto do início ao fim e garantir que seja realizado com sucesso.

Mas há contratempos no meio do caminho capazes de prejudicar o bom desempenho e a finalização de um projeto. É bom que o gerente possa ter uma visão dos sinais que indicam se está caminhando para o sucesso ou não.

Superficialmente, há três grandes sinais vitais de um projeto a serem monitorados pelos gerentes: prazo, orçamento e escopo.

Com toda certeza se um desses três itens apresentar problemas, o projeto corre grande risco de se tornar um fracasso. Gerenciar de maneira plena o desenvolvimento significa medir tais fatores e identificar problemas e riscos antes que possam comprometer qualquer um deles.

Além disso, os gerentes precisam estar atentos às mudanças de estratégia e cultura da empresa e avaliar se essas mudanças podem causar algum impacto em suas decisões. Enquanto um projeto é desenvolvido, uma corporação pode adquirir concorrentes, desenvolver e lançar novos produtos, se reestruturar fisicamente ou sofrer uma mudança no quadro de funcionários.

Todos esses fatores tendem a ter efeitos nos objetivos de um projeto.

Quando um desses problemas ocorre, a solução imediata e costumeiramente executada é partir para a mudança em uma das variáveis citadas acima, talvez estendendo os prazos de entrega do projeto ou solicitando um valor adicional para o custo de execução do mesmo.

Na maioria das vezes o que sufoca os projetos são prazos curtos para execução e/ou orçamentos apertados.

Segundo João Gama Neto, vice-presidente da unidade de São Paulo do PMI (Project Management Institute), organização internacional que reúne as melhores práticas de gestão de projetos, diante de prazos curtos demais e orçamentos insuficientes, "a solução mais usual é reduzir o escopo do projeto e tentar seguir em frente".

Essa tática baseia-se na idéia de que apenas uma parte das funcionalidades é realmente importante. Ou seja, diluí-se a quantidade de demanda atendida para poder cumprir o prazo e baratear os custos.

É claro que não existe uma fórmula garantida para identificar problemas que possam surgir no decorrer de um projeto. O que na verdade existe é uma gama de sinais, menos objetivos e mais intuitivos, que podem indicar tais problemas, caso realmente existam.

Vale a experiência e a sensibilidade do líder, ou gerente. Cada projeto traz novos pontos de atrito, técnicos e pessoais.

Durante o desenvolvimento, cada decisão gera diferentes reações nos diversos atores envolvidos. Um bom gerente de projeto consegue lidar igualmente com os envolvidos no projeto, controlar os "nervos" dos profissionais, manter a motivação e garantir a transparência das pessoas.

Agindo dessa forma, é importante reconhecer os pontos negativos durante o desenvolvimento do projeto, para que o gerente possa corrigir problemas que ameacem o sucesso de um projeto.

Por último, ter sempre em mente que não basta o profissional responsável pelo gerenciamento ser um gênio técnico ou possuir todas as certificações possíveis. Ele precisa saber lidar com pressões e problemas que podem surgir no decorrer do ciclo de um projeto. Se você está passando por problemas em um projeto, tenha a certeza de que não é o primeiro e nem será o último. O que vale é a competência e o "jogo de cintura" para superá-los e atingir os objetivos.

Fonte: http://webinsider.uol.com.br/index.php/2008/03/31/prazo-orcamento-e-escopo-em-projetos-problematicos/

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